プロジェクト収支管理ツールを導入するメリット・デメリット

プロジェクト業務の進行をサポートする管理ツールの導入では、自社の業務を円滑化してくれるといったメリットがありますが、デメリットもあります。メリットだけでなくデメリットも理解して選ばないと逆効果になってしまうかもしれません。

プロジェクト収支管理ツールを導入するメリット

進捗管理が楽

進捗管理用のインターフェースが用意されているので、日付やタスク名など細かい項目でのフォーマット作成や修正が不要。ファイルサイズや処理負荷による使いづらさがなく、簡単に編集できるので、日々のこまめに必要となる入力作業時間を削減できます。

メンバー間での情報共有がしやすい

進行状況や今後のスケジュールなどをガンチャートで管理することができるので、メンバー間での作業効率がアップ。連絡の行き違いなどの心配がありません。また、プロジェクトに変更があった際に、スケジュールやタスクの軌道修正がしやすいです。

データを自動分析

管理ツールの中には、データを自動で集計・分析する機能が実装されているものもあり、入力したデータから自動でグラフや報告書を作成します。人の手によるデータ処理の手間が省けるだけでなく、リアルタイムでの収支状況が可視化されます。

プロジェクト収支管理ツールを導入するデメリット

適切な製品を選ばないと無駄になる

プロジェクト管理ツールは導入すればいいというものではなく、自社に必要な機能を備えた製品を選ばないと、使い勝手が悪いだけのツールになってしまいます。自社の業務効率を上げるための機能が揃った製品の導入が大事です。

多機能であるほど月額料金は高額

管理ツールは、多機能になるほどコストがかかります。業務に必要な機能を導入するのであれば問題ありませんが、不要な機能まで実装されているとその分のコストが無駄。特に月額費用での支払いの場合では、毎月の支払いがもったいないです。

プロジェクト収支管理ツールの
導入にかかる費用は？

スタッフ教育の必要がある

管理ツールの導入の際にはメンバーが使えるように教育する必要があります。海外製の場合は日本語対応していないものもあり、英語での使用に手間取る可能性も否定できません。視覚的にわかりやすいデザインのものを選ぶと導入もしやすいものとなります。

どんなに優れたツールでも、プロジェクトに必要な機能がなければ意味がありません。導入目的を明確にしたうえでのツール選びがポイントです。

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UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日