エクセルでプロジェクト収支管理をする方法

担当者の中には、実際にエクセルを使ってプロジェクト収支管理を行っているという人もいるかと思います。エクセルは表計算ソフトであり、プロジェクト収支に特化したツールではないため、使い方は企業によって異なる可能性があります。ここでは、エクセルを使った収支管理の基本的な方法について解説しています。

テンプレートを使ってシートを作成する

エクセルでプロジェクト収支管理を行う場合、テンプレートを活用した方法があります。エクセルには標準テンプレートのほか、Microsoftに合わせたテンプレートやシンプルなデザインのもの、機能性に優れたものなど、さまざまな種類のテンプレートが用意されています。

テンプレートのなかから自社の用途に合ったものを見つけられれば、手間をかけずにプロジェクト収支管理を行えるでしょう。手軽ではありますが、テンプレートなので自社の形に合わせてカスタマイズする必要はありそうです。

WBSで必要なタスクを把握する

そのほかには、WBSを使ってタスクを把握する方法もあります。「WBS/作業分解構成図」とは、作業を分解して構造化する手法のことです。WBSはプロジェクト管理の基礎のようなもので、設定したゴールに向けて、それぞれ必要となるタスク（作業）を細分化していきます。

WBSでは可能な限りタスクを細分化し、漏れなく把握することがポイントとなります。そのためには、タスクごとにかかる所要時間や、投入する人材数などをきちんと確認しておく必要があるでしょう。

ガントチャートを作成してタスクを可視化させる

続いて、ガントチャートを作成する方法です。ガントチャートとは工程管理を行うために作成する帯状の横棒グラフです。先ほど説明したWBSで細分化したタスクを各担当者に割り振り、担当者を縦軸に、日時を横軸にしてグラフを作成します。ガントチャートを作成することでタスクの流れを可視化し、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくします。

ガントチャートは手動でセルに色をつけるやり方のほかに、条件付き書式設定を活用して作成することができます。効率的ではありますが、ある程度のエクセルの知識がないと作成する工程でつまずいてしまうこともあります。

まとめ

エクセルは条件付き書式設定を活用すれば、非常に効率的に作業を進めることができる便利な表計算ツールです。しかし、エクセルはある程度の知識がないと逆に操作が難しく感じてしまうことも。エクセルでの管理が難しそうだと感じた時は、直感的な操作で管理ができる専用ツールの導入を検討してみましょう。

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UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日