エクセルで収支管理をするメリット・デメリット

エクセルでもタスク管理やプロジェクト収支管理をすることは可能です。実際、社内のプロジェクト収支管理にエクセルを活用している方も多いのではないでしょうか。そのような場合、エクセルでプロジェクト収支管理を行うメリットやデメリットについて知っておくことも大切です。

エクセルでプロジェクト収支管理をするメリット

無料で使える

エクセルは、オフィスに内蔵された無料ソフトなので、費用をかけずに管理できるのが大きなメリットです。プロジェクト収支管理ツールは導入コストや月額料金がかかるものがほとんどなので、予算をかけられない企業にとってはなかなか手が出せないことがあります。その点、無料ソフトであるエクセルを活用すれば、コストを抑えながら収支管理ができます。

多くの人がエクセルを使い慣れている

また、たいていのビジネスマンは何かしらでエクセルに触れる機会が多く、認知度としては申し分ないソフトです。企業によっては前例のないツールの導入には慎重になる場合もあるので、承認まで時間がかかることも考えられます。その点、多くの人が使い慣れているエクセルは、新しいツールに比べて抵抗感なく使用できるというメリットもあります。

テンプレートをアレンジして使える

エクセルはさまざまな表計算に対応しているため、テンプレートが用意されています。テンプレートの種類も多岐にわたり、自社の目的に合ったテンプレートを活用すれば一からシートを作る必要がありません。また、自社の用途に合わせて簡単にアレンジでき、非常に使い勝手のいい表計算ソフトでもあります。

プロジェクト収支管理ツールの
導入にかかる費用は？

エクセルでプロジェクト収支管理をするデメリット

多くのシートを使うと管理が煩雑になる

無料で使用でき、自社に合わせたアレンジが可能なエクセルですが、複数のシートやファイルを管理するには不向きな面もあります。なぜなら、プロジェクト収支管理は一つのシートだけで管理することは難しく、複数のシートやファイルが必要になるケースがほとんどだからです。エクセルでプロジェクト管理する場合、プロジェクトごとにエクセルを作成する必要が出てくるため、複数プロジェクトを同時管理する時や、プロジェクトを横断する収支管理にはやや不向きだといえます。

複数人で管理することが難しい

エクセルは基本的に共同編集に対応していないので、複数人で管理するのにも向いていません。プロジェクト収支管理は、実績を反映し作業内容を改善しながら利益の向上を目指すことが肝になるため、プロジェクトの進行に合わせて内容に変更が生じることが予想されますが、エクセルで管理する場合には作業が属人化してしまう可能性があります。

他にも、上長の承認が得られず進行がストップしてしまう、報告のない仕訳があとから見つかったなど、イレギュラーがあった際に管理しきれなくなってしまうことも考えられます。

社員がリアルタイムの情報を得にくい

上記のように、共同編集ができない場合は急なイレギュラーにも対応できず、チーム間での情報共有が遅れてしまうというデメリットがあります。エクセルは個人で扱うには便利なソフトですが、共有の難しいツールであることから、リアルタイムの情報共有には不向きです。

スピード感を重視する場合、エクセルでプロジェクト管理をすると少しずつ不満が溜まるかもしれません。

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使いやすいと評判のプロジェクト収支管理システムの気になる操作感とは

UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日