プロジェクト収支管理ツールの主な導入失敗例

プロジェクトの円滑で効率的な運営のために管理ツールを導入する企業が増えていますが、なかには管理ツールが原因で業務がこじれてしまうケースもあります。プロジェクトをサポートするはずの管理ツールで失敗してしまう主な原因は、自社の業務体制と管理ツールとの相性の悪さにあります。

多機能過ぎて使いにくい

機能は多ければ多いほどいいですが、使えなくては意味がありません。プロジェクト管理に必要な機能が全て搭載されている多機能タイプは、使いこなせれば生産性を高めることができますが、使いこなせないようでは無駄に労力と時間を消費するだけになります。また、自社に不要な機能が多く含まれていると、その分だけコストが無駄になります。 管理ツールに様々な機能がありますが、全て搭載されている必要はありません。自社の業務に必要とするツールがあれば十分です。

記載する項目が多く利用に時間がかかる

多機能タイプと同じく、入力項目が多い管理ツールも扱いにくく、作業に時間がかかって面倒になりやすい傾向があります。入力項目が細分化されていると、より正確にプロジェクトの進捗状況や課題が把握できるようになるので、プロジェクトを効率的に計画通りに進めるにはぴったりです。 ただ、入力項目の多さは作業負担と比例しており、入力項目が多いほど作業時間も増加。入力作業に時間がかかりすぎてしまい、プロジェクトの進み具合が遅くなるといった事態もみられます。

プロジェクト収支管理に工数がかかる原因・対策

一部の社員しか使いこなせていない

管理ツールは、社内外に関わらず多くの人が関わり、細かな工程とスケジュール管理が必要なプロジェクトの進行を効率的にするためのサポートツールです。ただ、一部のメンバーしか利用できないのでは十分な活用ができているとは言えません。当然、受け取れるべきメリットも少ない状態。管理ツールを使えるメンバーと、使えないメンバー間での行き違いや情報不足を引き起こしやすくなり、現場に混乱を起こす原因になりやすいです。

まとめ

プロジェクト管理ツールは、導入すればいいというものではありません。多機能だから便利、入力項目が多ければより効率的な進行が可能になるなど、メリットだけを見てデメリットを見ないで導入すると失敗しやすいです。メリット・デメリットの両方を知り、さらに自社の状況を確認してからツールを導入するとスムーズな導入・運営が叶います。

関連ページ

プロジェクト収支管理ツール一覧

プロジェクト収支管理とは？

プロジェクト収支管理ツールに必要な機能は？

エクセルとプロジェクト収支管理ツールの違い

使いやすいと評判のプロジェクト収支管理システムの気になる操作感とは

UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日