プロジェクト管理ツール導入の流れ

プロジェクト収支管理ツールを導入することで、業務の効率化や予算の進捗状況の見える化など様々なメリットがあります。運営を助けてくれるツールですが、その分、しっかりとした下準備をしてから導入しないと、現場に混乱をもたらすだけになってしまいます。自社のニーズとスタッフが使いやすいツールを納得いくまで検討し、段階的に導入作業を進めていきましょう。

プロジェクト収支管理ツール導入の前に準備すべきこと

プロジェクト管理ツールの導入では、まずは自社の問題や課題を分析・整理し、取り組む優先順位を決めます。そして、必要な機能や仕様を洗い出し、それらに見合ったプロジェクト管理ツールを選定します。ちなみに、直感的な操作が可能なデザインだと、現場での浸透も早いです。

また、プロジェクト管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型とあります。前者は利便性が高く導入コストも低く、後者は機能や項目をカスタマイズするのに優れているといった特徴があります。どちらを選ぶのかもしっかりと検討しておく必要があります。

プロジェクト収支管理ツール導入の進め方

様々なメーカーからプロジェクト収支管理ツールが提供されています。導入の際には、計画・実行・検証・修正のPDCAサイクルとKPIも念頭に置くと、より効果的な収支管理体制が構築できます。

KPIを定める

事業活動の中でも特に大事な指標を指し示すKPI（Key Performance Indicator）は、事業活動での過程を評価する中間指標になります。プロジェクト収支管理のKPIには損益分岐点や売上原価率などが挙げられ、これらを常に把握し状況に応じた対応ができるようにします。

多くの予算管理システムにKPI機能が付いていますが、設定方法や項目はシステムによって異なります。KPIを任意にカスタマイズ設定できると、案件によってKPIに差がある場合に重宝します。また、どんな指標を設定できるのかも確認しておくといいです。

運用ルールを決める

KPIを常に適切にモニタリングするためには、運用ルールの策定が必要です。各指標のデータ取得方法、帳票のフォーマットルールなどを策定します。数値の登録方法などが担当者によって異なるのでは、KPIの正確性がなくなってしまいます。プロジェクト開始前に運用ルールを策定し、きちんとルールにそった運用ができているのか監督します。

プロジェクト収支管理ツール導入にかかる期間

プロジェクト収支管理の導入にかかる期間は、希望や内容によって異なるので一概にいうことはできません。ただ、しっかりとした準備をおこなってからの取り組むと、導入から運用までスムーズに進められます。無料トライアルを提供しているメーカーもあるので、まずは試してみるのがおすすめ。不明点の解消だけでなく、実際の導入の際には慣れた状態で取り組めます。

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使いやすいと評判のプロジェクト収支管理システムの気になる操作感とは

UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日