プロジェクト収支管理の外部システム連携とは

企業内でさまざまなシステムが溢れるなか、外部のシステム同士を連携して使うことは、ビジネス展開では当たり前となっています。プロジェクト収支管理をはじめ、分散化した情報システムをいかにして効率的な連携体制にするのか、その構築に多くの会社が頭を悩ませています。

外部システム連携とは？

会社内で複数のシステムを利用するのは当然のこと。例えば、マスターデータや収支管理データを別々のシステムで持ったり、部署ごとに違ったシステムを使用したり、異なるシステムを使って多種多様なデータを管理している企業がほとんどではないでしょうか。

そんななかで起こる問題を解決するのが、システム同士を連携させ、業務を自動化・効率化させる「外部システム連携」です。

外部システム連携の必要性

各種システムが連携されていない状態で分散処理をおこなっていると、同一のデータをほかのシステムへ何度も入力しなければならなかったり、必要なデータの所在が不明になったりするなど、余計な手間や情報処理のミスを誘発する事態を招いてしまうでしょう。

効率的な情報活用のためには、企業内外のシステムを連携させるのが手っ取り早い方法です。勤怠管理機能や分析ツール、プロジェクト収支管理ツールといったデータ・処理・アプリケーションとの連携をおすすめします。

外部システム連携する際に確認しておくこと

連携するデータやシステムの量

事前に、各システムでのデータ・処理・アプリケーションを、すべて統合するか、連携にとどめておくかを決めましょう。持っているデータ量、連携処理量などのボリュームの把握や、連携する優先順位なども確認しておくと、スムーズに作業を進められます。

ちなみに、共有データでよく使われる形式では、ファイル形式や何かしらのWebAPIやRPCで提供されることがほとんどです。

必要なシステム連携の速さ

リアルタイム・非同期・オフラインなど、状態によって連携処理にかかる時間や日時、月次、年次などのスパンが変わってきます。自社の業務において必要な速度を満たしているのかあらかじめ確認しておくと良いです。

また、大容量データのやり取りにはFTPによるファイル転送が向いているなど、連携システムの仕様によって適した処理方法は何なのかも併せて確認しておきましょう。

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UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日