プロジェクト収支管理が難しい理由

プロジェクト収支管理はプロジェクトのコストパフォーマンス向上や事業全体の収益性アップにおいて重要な反面、適切にプロジェクト収支管理を行うには難しいポイントもあります。このページでは、プロジェクト収支管理が難しい理由と、デメリットを解消するための対策について解説していますので、業務改善の参考にしてください。

プロジェクト収支管理に必要な情報が別々に管理されている

プロジェクト収支管理を適切に実行していくためには、期初に計画したプロジェクトの予算や各段階における売上、さらには利益率を考えるための原価といった各種データが重要となります。言い換えれば、そのような各種データがばらばらに保管されていたり、個別に管理されていたりすると、それぞれのデータの比較検証や分析が困難になって業務負担が増大したりエラーのリスクが拡大したりしてしまいます。

また、それぞれのデータが別々に管理されていることでヒューマンエラーが見過ごされやすくなってしまったり、赤字検出や修正といった業務の反映に遅れが生じてしまったりする恐れもあるでしょう。

自社に合わないプロジェクト収支管理システムを使用している

プロジェクト収支管理システムやプロジェクト収支管理ツールと一口に言っても、メーカーや製品ごとにさまざまな個性や種類があり、搭載されている機能や操作性なども異なります。

そのため、自社のニーズや管理対象となるプロジェクトの実際に合わせてシステムやツールを選択しておかなければ、システムのメリットを追求するどころか利便性が低下して、逆に作業効率が悪化してしまう恐れもあります。

システムとプロジェクトのマッチングは導入前の必須作業です。

プロジェクトごとに個別のExcelシートで管理している

プロジェクトごとにExcelシートを個別管理していると、たとえば収支計画に狂いが生じて収支改善を行わなければならなくなった際に、各データをチェックしたり、修正データを反映させたりといった作業に遅延が生じます。

また、確認しなければならないデータが多くなり、チェックミスなどのヒューマンエラーのリスクが増大してしまうことも問題です。

入力の負担が大きく、データをきちんと更新できていない

機能的には必要なものがそろっていたとしても、データの入力作業について担当者の負担が大きかったり、システムの利便性・操作性が不十分であったりすれば、入力作業が後回しになってせっかくの機能を十分に活用できない恐れが生じます。

プロジェクト収支管理における収支維持・収支改善には、常に赤字や誤差についての早期発見と早期対処が不可欠となります。そのため、入力作業の遅延によるデータ更新の遅れは、そのまま収支管理の適正化を目指す上でリスクやデメリットとなるでしょう。

なお、データ入力をスムーズに行うためにはシステムの検討はもちろん、マニュアルやフローの適正化も重要です。

Excelですべて管理している

Excelは使い勝手の良いツールとして普及している反面、プロジェクト収支管理に特化したソフトウェアでないことも事実です。

プロジェクト収支管理を適切に実行するには、収支計画のプランニングや随時のチェックと収支維持、赤字や問題が発見された場合の速やかな収支改善といったデータと業務の連携が欠かせません。

そのため、プロジェクト収支管理を正確に行うためには、データの一元管理や各データの連携といった作業を行える、収支管理に特化したツールの利用が無難です。

プロジェクト収支管理を効率よく・正しく行うには

プロジェクト収支管理を適正に実行するためには、プロジェクトの収支計画のプランニングを始めとして、収支維持や収支改善といった各作業を段階に応じて正しく実行していかなければなりません。

日常的なデータの入力や反映、さらに各種データのチェックや修正作業および修正データの反映など、プロジェクト収支管理を行うためには関連情報の一元管理が重要になるだけでなく、作業担当者がストレスなく業務を遂行できる環境が大切です。

自社のニーズや業務環境に合わせたプロジェクト収支管理ツールの選定・導入によって、収支管理の効率化を目指せるようになれば、プロジェクト全体の品質改善やコストパフォーマンス向上にもつながっていくことがポイントです。