プロジェクト収支管理の機能「電子決裁」

電子決裁は、決裁業務だけでなく書類の申請から承認、保管まで一連の流れの全てを電子化し作業の停滞を予防。効率的な運営を可能にするシステムです。

業務を紙ではなくパソコンやスマホなどでおこなうので、ワークフローとも呼ばれています。様々な人や業務が関係してくるプロジェクト収支管理に取り入れることで、作業を効率化・可視化しプロジェクトをスピーディーに進めます。

プロジェクト収支管理を電子決裁で行うメリットとは

ペーパーレスでコスト削減

電子決裁はパソコンやスマホなどのデバイス上ですべておこなわれるので、紙の印刷やインクが不要。備品のコストカットはもちろん、自然環境にも優しいエコなシステムです。

また、書類はシステム上で保存・管理されるので、物理的な保管スペースが不要。オフィス内や外部に保管スペースを確保しなくて済みます。さらに、申請・承認・決裁・文書管理と一連の流れがスムーズになり、人員のコストカットと効率的な業務ができるようになります。

場所に縛られず決済ができる

電子決裁では、パソコンやスマホなどのモバイル端末があれば、いつでもどこでも場所と時間を気にすることなく承認・決裁が可能。承認・決裁を待つ時間の減少、他のスタッフの業務が停滞するのを予防するだけでなく、記入漏れなどミスによる差し戻しなどにかかる時間ロスを削減。プロジェクトをスピーディーに進行させます。

稟議書が管理しやすい

紙ベースでの稟議書では、決まった承認ルートを通らないで決済されたり、途中で文書の紛失や改ざんの可能性がゼロとは言えません。

電子決裁であれば、申請種類や稟議内容によって自動で承認ルートが判別され、いつ、誰が、何を承認したのかを記録として残しておくことができるので、人の手による回覧よりも確かです。内部手続きの不正の余地がなくなり、強固な統制がしやすくなります。

まとめ

紙ベースでの申請や承認、決裁、管理では、各作業でのやり取りにかかる労力だけでなく、時間や管理スペース、費用など大きく手間取りがちです。しかも、規模や関わる人数が多いほど、煩雑でヒューマンエラーなどのリスクも高くなります。 そうした非効率的な部分を、電子決裁では大きく改善することができます。

また、電子決裁を導入することで、業務の効率化と見える化による不正やミスの予防が叶います。

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UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日