赤字プロジェクトの原因と対策

プロジェクト管理の仕事は、要件定義から担当者のアサイン、スケジュール作成、進捗管理と様々な業務があり、担当する部署の数も規模と内容によって様々です。収支管理に手が回らず、気がついたら赤字になっていたなんて事態も珍しくありません。

赤字プロジェクトの原因

いちばんの原因はプロジェクト収支の管理不足

担当部署ごとで別々にデータを管理している

収支管理には、売上や受注金額、外注費、メンバーの稼働費など様々な項目があります。複数の部署が関係してくるプロジェクトにおいて、それらのデータを各担当部署で、もしくは異なるシステムで管理している場合では状況が把握しにくいといえます。さらに、同じデータによる二重登録や別のシステムで見られるようにするための作業が必要になるなど、収支の算出に余計な時間が取られたり、ヒューマンエラーを起こしたりするリスクが懸念されます。

データの欠如がある

各部署での管理や異なるシステムでの作業など、統一されていない非効率な現場では、データ入力や更新への作業数が多くなり、手間がかかりミスが起こりやすくなります。数字のミスや必要なデータが不足してしまう事で正しい収支管理ができず、データ上では黒字なのに実際には赤字になってしまっているといった事態にもなりかねません。 たとえ結果的に間違っていなかったとしても、データが不足した状態ではリアルタイムな収支が把握できず、プロジェクトを円滑に進めるのは難しくなります。

プロジェクト収支管理が
難しい理由とは？

そのほか赤字プロジェクトが生まれる原因

赤字プロジェクトが生まれる原因は、プロジェクト収支の管理不足のほかにも様々なケースが考えられます。赤字を引き起こす主な原因をしっかりと理解し、的確な対策や改善策に役立てましょう。

採算が合わないのに受注してしまっている

赤字プロジェクトが生まれる原因の1つに、採算についての見通しの甘さがあげられます。採算についての見通しが立っていないのにプロジェクトを受注した場合、プロジェクトの開始前から赤字プロジェクトになることが決まったようなものです。プロジェクトによっては採算を度外視しても受注したい場合もありますが、不採算プロジェクトばかりでは赤字は避けられません。

また、開発・制作側と営業のコミュニケーションが上手くいっていない場合、営業が現場のプロジェクト収支の管理状況を知らずに受注してしまうケースもあります。企業の基本姿勢として「採算が取れないプロジェクトは断る」という共通認識を持つほか、社内コミュニケーションを活発化させることも大切です。

予算不足・見積もりとのズレ

発注者側と受注者側で予算のすり合わせが行なわれないままプロジェクトを開始した場合、途中で予算が不足する場合があります。また、発注者側が想定する出来上がりのイメージや様々な項目について把握していないと、実際のコストと見積もりにズレが発生するケースも考えられます。

プロジェクト途中での仕様変更や完成後の修正などの追加依頼を安易に受けてしまうのも、予算不足になる原因です。追加開発による予算不足を防ぐには、受注者側に非のない追加開発の依頼については費用を別途請求する旨を見積もりの段階で伝えておきましょう。そうすることで受注者側に追加コストの負担がかかることがなくなり、赤字プロジェクトの発生を避けられます。

要件定義の確認が不足している

要件定義はシステム開発の重要なポイントになるからこそ、発注者側が求める機能の実現可能性や他の選択肢などを開発前にしっかり話し合っておく必要があります。要件定義を確定しないまま開発に着手した場合、開発途中での仕様変更や修正などによって、現場の混乱や作業スケジュールの遅延を招きかねません。

また、開発途中での追加開発にもコストがかかるほか、プロジェクトが完成してからの修正や再納品だと、さらに多額の費用がかかってしまいます。見切り発車での受注は赤字プロジェクトが発生する原因になるため、要件定義の確認はしっかりと行なったうえでプロジェクトに着手するようにしましょう。

チームメンバーのスキルが不足している

多くのプロジェクトは、複数名によるチーム体制で作業が進められていきます。参加しているメンバーのスキルが不足していたり、作業に不慣れなメンバーばかりが集まっていたりする場合、全体の進行に遅れが出ることは十分に考えられるでしょう。スケジュールの遅れにより人件費も予定以上に発生し、開発コストの増加によって赤字プロジェクトの原因になります。

チームメンバーを編成する場合は経験豊富なメンバーもバランス良く配置し、スキル不足や作業の遅れをカバーできる体制を整えましょう。エンジニアの委託契約を結んでいる場合は、派遣されるエンジニアの技術力をしっかり確認することも大切です。

プロジェクトマネージャーのスキルが不足している

プロジェクトマネージャーは、スケジュールやコストを管理しながらプロジェクトの進行を指揮する重要な役割を担っています。プロジェクトマネージャーのスキル不足により管理体制が整っていない状態だと、プロジェクトの遅延や赤字を招きかねません。そのため、プロジェクトマネージャーの選定は、チームメンバー以上に慎重に行なう必要があります。

プロジェクトマネージャーを選定する際は、開発への理解が深いのは当然として、管理能力や責任感のある人物かどうかをしっかりと見極めることが大切です。

メンバー間のコミュニケーションが不足している

メンバー間のコミュニケーションが不足していると、プロジェクトの進捗状況を把握できず、十分なリスク管理を行なえません。たとえば作業が「できている」「できていない」といったやり取りだけでコミュニケーションが完結している場合は、注意が必要です。メンバーによって「できている」のニュアンスや進捗率の感覚が異なるため、実際には深刻な遅れやトラブルが発生している可能性があります。

手遅れにならないように、具体的な作業内容をあげながら進捗状況を確認するようにしましょう。また、メンバー間で事前に起こりうるトラブルを共有し、トラブルが発生したらすぐに報告する体制を整えておくことも大切です。

そのほか、管理者とメンバーのコミュニケーション不足も、プロジェクト管理が上手くいかない原因になります。管理者とメンバーではプロジェクトへの関わり方が異なるため、メンバーだからこそ分かるプロジェクトの問題点や改善点を取り入れることもプロジェクトを成功させる重要なポイントです。

メンバーと積極的にコミュニケーションを図り、現場の声が届きやすい管理体制を整えていくと良いでしょう。

工数の見積もりが甘く予定を超過している

工数の見積もりが甘いと必要な作業日数やチームメンバーを確保できず、作業スケジュールの遅延を招く可能性があります。また、チームメンバーが不足していると1人あたりの作業量の負担も大きくなり、作業効率の低下でスケジュールに悪影響を及ぼしかねません。

工数見積もりが甘くなる理由としては、「仕様を確定しないままプロジェクトを着手している」「根拠のない感覚だけで工数を見積もっている」「トラブルや予期せぬ事態が発生することを前提とした工数を見積もっていない」などがあげられます。

赤字プロジェクトの対策

プロジェクトの現状を可視化

収支管理が赤字になるのを防ぐには、管理ツールでプロジェクトの進捗状況と課題、予算などをリアルタイムに把握できるようにした、「見える化」が有効です。 メンバー間で進捗状況や課題を共有できれば、作業の効率化が図られます。誰が何をいつまでに遂行するのかなど、手順と担当が明確化されることで各プロセスの実行もスムーズになります。また、関わる部署やメンバーが多くても、作業内容やスケジュールの重複ミスも避けられます。

勤務時間をプロジェクトの工数に反映させる

工数の見積もりが不十分だと必要な作業日数や対応人数などが不足してしまい、チームにも負担がかかり作業効率を低下。作業スケジュール通りに進まない可能性が出てきます。 こうした事態を避けるには、勤怠とプロジェクト管理のシステム連携が効果的。ツール同士を連携させ一元管理することで、正確なリアルタイムの工数が把握しやすくなり、スケジュール調整も可能になります。

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使いやすいと評判のプロジェクト収支管理システムの気になる操作感とは

UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日