プロジェクト収支管理をエクセルからツールへ移行するのは大変？

プロジェクト収支管理ツールを導入しようと決意したとき、気になるのがデータ移行の方法についてです。ここではツールを導入する前に準備しておくことや、注意点などを解説しています。スムーズな運用のためにも、導入前に一読しておくのがよいでしょう。

エクセルからツール移行時の準備と注意点

データを漏れなく集める必要がある

まず、プロジェクト収支管理ツールを導入する前の準備として、今まで管理しておいたデータを集約する必要があります。

これまでにさまざまなエクセルシートや別のシステムで管理していた場合、あちこちからデータを探していくことになるため、大変な作業かもしれません。プロジェクト収支管理ツールの導入を決めたら、データを集めるための時間を確保するために余裕を持たせたスケジュール調整を行うことをおすすめします。

エクセルからツールへの移行期間を短くする

データを集めたら、なるべく間隔を空けずにツールへの移行をおこないます。プロジェクト管理ツールはデータの一元管理ができることが大きなメリットかつ特徴でもあるので、可能な限り全てのデータをツールに移行することが望ましいです。

移行中に新たなプロジェクトが発生すると大変になるので、ツールへの移行期間はなるべく時間をかけずに集中して作業を進めましょう。データを一元管理できる環境を素早く整えることで、メンバー間での確認漏れや情報共有のミスなどのリスクを回避します。

移行日の緊急時の対応を決めておく

移行日当日になんらかのトラブルが発生し、ツールへの移行ができなくなる可能性も考えられます。そのような不測の事態に備え、事前に社内で対処法を決めておくことをおすすめします。

新しいツールは導入後しばらく慣れるまで不便さを感じることもあり、場合によっては旧ツールの方が効率的だったということありますので、そのような場合は旧ツールへ戻ることも念頭に入れておくのもひとつの手。

プロジェクト収支管理ツールは、あくまでプロジェクト成功へのひとつのきっかけです。プロジェクト成功のために、何が大切であるかを最優先に考えましょう。

まとめ

ツールへの移行はなんだか難しそうですが、事前準備さえきちんと行っていれば問題なく移行できるはずです。データ集めやツール移行期間はもちろんのこと、不測の事態に備えたスケジュール調整を行い、スムーズな運用開始を目指しましょう。

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UIの使いやすさを謳うツールはよくありますが、実際に使わないと本当のところが見えてこないのが実情です。そこでWEB制作会社の営業と制作者が、見やすいクラウド型プロジェクト収支管理システムNo.1（※）の「プロカン」を実際に使用し、良いところから、気になる部分まで本音レビュー。これから導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

※参照元：株式会社日本マーケティング・リサーチ機構https://jmro.co.jp/r01150/　2022年3月期／クラウド型プロジェクト収支管理システムについてのインターネット調査（日本マーケティング・リサーチ機構調べ） 調査期間：2022年1月27日～2022年3月3日