プロジェクト収支管理に工数がかかる原因・対策

このページでは、プロジェクト収支管理を実施する際に無視できない工数管理のポイントや、工数が増大してしまう理由や対策について解説しています。プロジェクト収支管理を効率化する方法を把握して業務改善に役立ててください。

プロジェクト収支管理に工数がかかる5つの原因

1.必要な情報がバラバラに管理されている

プロジェクト収支管理を実行しようとする場合、プロジェクトの予算や売上、また様々な原価といった情報について総合的に分析しなければなりません。そのため、当然ながら必要な情報がバラバラに保存されていたり記録されていたりする場合、必要なデータを選別し、そろえた上でプロジェクト収支管理に当てはめていくといった工数が余分に発生してしまいます。

また、速やかな管理を行えないため赤字が発生していても即応できず赤字プロジェクトを量産しかねない点も問題です。

2.記載方法が統一されていない

必要な情報や記録の管理方法が統一されていなかったり、データを記入するシートの書式や記載方法が一元化されていなかったりすれば、データを集計する際に余計な工数が発生します。また、データの再入力やコピーを手作業で行う場合、必然的にヒューマンエラーのリスクが増大。プロジェクト収支管理の正確性や品質が低下してしまう恐れがあります。

3.記入漏れや二重登録が発生している

データの管理方法が統一されていなかったり、データ記録についてのマニュアルが共有されていなかったりすると、必要なデータが記入されていない記入漏れ。記入が複数回されてしまう二重登録といったエラーが発生しやすくなります。エラーがある場合、まずどの部分が間違っているのかチェックしなければなりません。不備を見つけた際には改めて正しい情報へ修正するための作業が発生します。

4.記入ミスの修正に時間がかかっている

データの入力ミスが発見された後、正しいデータへ修正するための時間がかかるほど工数が増大します。また、修正作業が多くなって担当者の負担が増加すると、今度は修正作業そのものでミスが発生することも。負の再生産が繰り返されることになります。なおエラーや不備が頻発する場合、そもそも情報管理の信頼性が欠如してしまうためプロジェクト収支管理が成立しません。

5.自社に合わないツールを使用している

事業戦略として、プロジェクト収支管理をツールによって効率化することは有効です。しかし、プロジェクト収支管理ツールにも様々な種類がある点は無視できません。

つまり、プロジェクト収支管理ツールと自社のニーズや作業フローがマッチしていない場合、ツールの利便性を追求できません。いっそ作業の手間が増加してしまう恐れもあります。そのため、プロジェクト収支管理ツールの導入に際しては、あらかじめ自社のニーズとのマッチングが大切です。

プロジェクト収支管理の工数削減には「プロジェクト収支管理ツール」の活用がおすすめ

プロジェクト収支管理ツールは、文字通りプロジェクト収支管理を効率化するためにプログラムされているシステムです。集計・分析・データ管理・レポート作成などの様々な業務をサポート。データの集計作業や管理作業、必要なデータの抽出や比較分析といったプロジェクト収支管理における各種業務が一元管理できます。情報の正確性を保ちやすく、全体の作業工数の軽減を目指せることも魅力です。

プロジェクト収支管理ツールを導入して工数を削減できた事例

請求書作成業務の負担が30％削減

イベント業務や映像製作、アプリ開発などマルチな事業展開を行っているA社。既にプロジェクト収支管理ツールを導入していました。しかしツールがWindowsにしか対応していなかったため、Macデバイスを利用するクリエイター陣と事務作業を担当する従業員との間でデータの互換性に関する負担が増大。またオンプレミス型のツールであったため、作業に出社が必須だったことも悩みの種でした。

そこでA社ではMacに対応したSaaS型のプロジェクト収支管理ツールを導入したところ、請求書作成業務などの負担が30％も削減。承認作業も迅速化しています。

参照元：プロカン公式HPhttps://www.project-shuushikanri.jp/cns/

請求書作成業務の工数が大幅に減少

ECサイトの運営やコンサルティングを取り扱っているB社。数多くのクライアントや外注先との取引が重なっており、請求書の作成作業を含めたプロジェクト収支管理業務による負担が深刻化していました。また収益性シートをExcelで作成していたため、管理に時間がかかっていたことも悩みでした。

そこでプロジェクト収支管理ツールを導入したところ、販管費と売上の管理が効率化できて収益性のチェック作業も迅速に進んでいます。データの可視化が進んだことで分析作業も分かりやすくなり、外注すべき案件の見直しも出来ました。

参照元：プロカン公式HPhttps://www.project-shuushikanri.jp/isbarrel/

経理業務のエラーや入力漏れを改善できた

企業のPR活動の支援や人材紹介業・キャスティング業などを取り扱っているC社。複数分野の案件が重なることもあり、限られた従業員数でカバーしきれず様々なエラーが発生していました。そこでプロジェクト収支管理を導入したところ、収支管理が効率化して収益性のチェックや粗利計算の正確性と迅速性がアップ。投資戦略が強化されたそうです。

請求管理や報告書の作成といった業務についても担当者の負担が軽減し。税理士など契約先への情報提供が楽になったこともメリットです。

参照元：プロカン公式HPhttps://www.project-shuushikanri.jp/intention/

リアルタイムなプロジェクト収支管理が実現した

創業60年以上の歴史を有する建築設計事務所のD社。住宅や商業施設、公共事業など幅広い分野でプロジェクトを手がけており、1案件ごとの予算額や内訳が大規模になっていることが業務上の負担原因でした。そこで中長期的な事業戦略としてマネジメント体制の改革を検討。対策の1つとしてプロジェクト収支管理ツールを導入したそうです。

結果的に、従来は作業後1ヶ月半以上もかかっていた労務費の原価計算などがリアルタイムで運用できるようになり、プロジェクトの収支管理を現在進行形で行える体制が構築されました。

参照元：ZAC公式HPhttps://www.oro.com/zac/casestudy/ina-shinkenchiku.html

プロジェクト収支管理の工数が月間82時間も減少

生産管理システムの開発・販売を手がけているE社。システムの拡充と進化に伴って想定ユーザーの対象範囲が拡大され、プロジェクト収支管理が複雑化していたそうです。そのためE社ではプロジェクト収支管理ツールを導入し、従来のExcel管理による原価計算から、ツールを用いた効率的な一元管理へ業務転換を行いました。

その結果、リアルタイムの収支チェックによってコストシミュレーションが迅速に行えるようになり、赤字プロジェクトの削減に貢献。経理作業についても月間82時間分の負担軽減が実現しました。

参照元：ZAC公式HPhttps://www.oro.com/zac/casestudy/xeex.html

財務データの信頼性が強化して分析精度が向上した

電気ケーブルなどの技術に関連した一般社団法人のFセンター。電線業界における安全評価を行う第三者認証機関として数多くの企業や製品に対応しています。しかし将来的なビジネスプランを構築するために過去データの分析を行おうとした際、データが適正に管理されておらず作業が著しく停滞したそうです。

そこで、プロジェクト収支管理ツールを導入してデータの一元管理を行ったところ、複数のシステムや業務フローを統一できた上、毎月末の締め作業に関しても効率的に進められるようになりました。

参照元：ZAC公式HPhttps://www.oro.com/zac/casestudy/jectec.html